Gestionnaire de bases de connaissances

Une base de connaissances est un ensemble de documents que Pia consulte quand il répond aux questions de ton groupe. Quand les documents vieillissent, les réponses vieillissent aussi.

L’extension intégrée kb-manager te permet de garder à jour les bases de connaissances de ton groupe, directement depuis le chat. Tu n’as besoin d’aucun autre outil. Tu le demandes simplement à Pia.

Elle est prévue pour les personnes que le serveur Pia a désignées comme gestionnaires de bases de connaissances.

Qui y a accès

Deux conditions doivent être réunies. Ton serveur Pia doit proposer l’extension, et ton compte doit être gestionnaire de bases de connaissances. Ton administration te donne ce rôle dans la console d’administration, ou un responsable de ton organisation te l’attribue sur la page d’équipe de Pia Cloud.

Le rôle appartient à un groupe. Si ton compte passe dans un autre groupe, le rôle disparaît.
Pas encore de base de connaissances ? Tu vois quand même l’extension. Pia te dit alors que ton groupe n’a aucune base de connaissances à gérer.

L’activer

L’extension est désactivée tant que tu ne l’actives pas. Comme pour toute extension, tu dois être connecté à ton serveur Pia. Tu trouveras plus de détails dans Extensions.

Si tu viens de recevoir le rôle, kb-manager n’apparaît peut-être pas encore dans la liste. Ouvre d’abord le chat de l’assistant ou redémarre Pia. Pia interroge le serveur au démarrage, à la connexion et à l’ouverture de l’assistant.

Ouvre Paramètres → Extensions
Trouve kb-manager. Il apparaît exactement sous ce nom.
Active-le avec le commutateur.
Essaie : ouvre le chat de l’assistant et demande « Quelles bases de connaissances puis-je gérer ? »

Ce que tu peux demander

Dans le chat de l’assistant, demande avec tes propres mots et précise de quelle base de connaissances tu parles. Les exemples ci-dessous utilisent une base de connaissances appelée Handbook :

« Quelles bases de connaissances puis-je gérer ? »
« Montre-moi les documents de Handbook. »
« Où en est Handbook ? Est-ce que quelque chose a échoué ? »
« Ajoute onboarding.md depuis mon dossier de fichiers de l’assistant à Handbook. »
« Remplace le texte de Onboarding dans Handbook par la nouvelle version dans onboarding-v2.md. »
« Change la description de Handbook pour que tu la consultes pour les questions RH. »
« Retire Old policy de Handbook. »
« Enregistre Onboarding de Handbook dans mon dossier de fichiers de l’assistant. »

Pour ajouter ou remplacer un document, il te faut un fichier texte dans ton Dossier de fichiers de l’assistant. Voir Fichiers et limites.

Consulter et enregistrer des copies

Ces réponses arrivent tout de suite. Il n’y a pas de carte à valider.

Tes bases de connaissances. Celles que tu gères, le nombre de documents de chacune, et si l’une d’elles est partagée avec d’autres groupes.
Statistiques. Les documents par statut (Pending, Processing, Ready, Failed), l’espace utilisé et la limite, combien de fois la base a été consultée, et les jetons d’indexation qu’elle a utilisés ce mois-ci.
Documents. La liste des documents, chacun avec son statut et, pour un document en échec, l’erreur.
La description. Le texte qui dit à Pia quand consulter cette base de connaissances.
Le texte d’un document. Affiché directement dans le chat. Un texte long est coupé, et Pia te le signale.
Une copie enregistrée. Pia enregistre le document dans un fichier de ton Dossier de fichiers de l’assistant. C’est chaque fois un nouveau fichier, et rien n’est jamais écrasé. Si le nom est déjà pris, Pia ajoute « (1) ».

Effectuer des modifications

Ces actions affichent toujours d’abord une carte de confirmation :

Ajouter un document à partir d’un fichier.
Remplacer le texte d’un document, à partir d’un fichier ou avec un court texte que tu saisis dans le chat.
Modifier la description de la base de connaissances.
Retirer un document.

Un persona pour cette tâche

Pia · KB Curator est un persona intégré conçu pour ce travail. Avant de modifier quoi que ce soit, il examine tes bases de connaissances. Pour les tâches plus importantes, comme scinder ou fusionner des documents, il présente d’abord un court plan numéroté. Il dit en une ligne ce que fera chaque carte de confirmation. Il t’aide aussi à ranger ton Dossier de fichiers de l’assistant, propose une formulation pour la description d’une base de connaissances et signale les documents qui affichent Failed.

Choisis-le dans la liste déroulante des personas dans la barre de message. Voir Personas. Il n’apparaît que pour les gestionnaires de bases de connaissances. Active d’abord kb-manager. Le persona n’active jamais l’extension lui-même. Si les outils manquent, il indique soit que kb-manager est désactivé sous Paramètres → Extensions, soit que le serveur ne te reconnaît plus comme gestionnaire de bases de connaissances. Demande alors à ton administration.

Cartes de confirmation

Rien ne change tant que tu n’as pas répondu à la carte. Son titre indique l’action et ce qu’elle modifie. Pour l’ajout d’un document, il s’agit de Ajouter à la Base de connaissances ; pour un retrait, de Supprimer Document. Le résumé nomme le document et la base de connaissances, par exemple Ajouter « Onboarding » à Handbook.

Quand un document est ajouté ou remplacé à partir d’un fichier, les détails affichent Base de connaissances, Document, Fichier et Taille. Fichier est le chemin dans ton Dossier de fichiers de l’assistant : tu vois ainsi quel fichier va devenir consultable. Pour le retrait d’un document, ou son remplacement par un texte que tu as saisi, il n’y a pas de ligne Fichier.

Pour une modification de la description, les détails affichent Base de connaissances et Description. Si la modification efface la description, le résumé dit « Effacer la description de … » et la ligne indique qu’elle sera supprimée.

Tu réponds avec Refuser, Autoriser une fois, Autoriser cette session ou Toujours autoriser. Ce sont les mêmes quatre réponses que partout dans Pia. Leur signification est expliquée dans Permissions des outils. Les modifications faites ici concernent tout ton groupe — pour remplacer ou retirer un document, Autoriser une fois est donc la réponse la plus prudente.

Certaines cartes portent un avertissement. Lis-le avant de répondre :

Quand	Avertissement sur la carte
Ajouter ou remplacer un document	« Le contenu est stocké sans chiffrement sur le serveur et peut être trouvé par toutes les personnes dont le groupe utilise cette base de connaissances. »
Retirer un document	« Le document sera retiré pour toutes les personnes qui consultent cette base de connaissances. »
Toute modification d’une base de connaissances que d’autres groupes utilisent aussi	« Cette base de connaissances est aussi utilisée par d’autres groupes. »

Confidentialité

Fichiers et limites

Pia lit et enregistre des fichiers uniquement dans ton Dossier de fichiers de l’assistant. Tu le définis sous Paramètres → Assistant → Général. Le fonctionnement est expliqué dans Coding Tools & @Files.

L’accès aux fichiers doit être activé. L’ajout, le remplacement à partir d’un fichier et l’enregistrement de copies exigent Autoriser l’assistant à lire et écrire des fichiers dans ce dossier sous Paramètres → Assistant → Général. S’il est désactivé, ou si ton administration l’a désactivé, Pia le dit et ne touche à aucun fichier. Le remplacement d’un document par un texte que tu saisis fonctionne toujours.
En dehors du dossier ? Un chemin situé en dehors du dossier, ou dans un dossier système protégé, est refusé. Rien n’est envoyé.
Dossiers ignorés. Les fichiers situés dans des dossiers que Pia ignore volontairement sont eux aussi refusés. Par exemple bin, node_modules et .git, ou tout ce qui figure dans un fichier .piaignore ou .gitignore.
Types de fichiers. Seuls les fichiers .txt, .md et .markdown fonctionnent. Word, PDF et les autres formats sont refusés. Le fichier doit être du texte brut enregistré en UTF-8, non vide, et faire 10 Mo au maximum. La plupart des éditeurs enregistrent en UTF-8 par défaut. Si Pia indique qu’un fichier n’est pas en UTF-8 valide, enregistre-le à nouveau en UTF-8.
Texte dans le chat. Le texte que Pia te montre, ou que tu saisis pour remplacer un document, est limité à 32 Ko. Pour un texte plus long, utilise un fichier.
Titres et descriptions. Un titre peut compter jusqu’à 500 caractères, une description jusqu’à 8 000 caractères. Une description vide l’efface.

Après l’ajout ou le remplacement d’un document

Le serveur prépare le document pour la recherche en arrière-plan. C’est ce qu’on appelle l’indexation. Le document affiche d’abord Pending, puis Processing, puis Ready. Dès qu’il est Ready, la recherche peut le trouver.

Remplacement. L’ancienne version reste consultable jusqu’à ce que la nouvelle soit Ready. Le document conserve son historique.
Rien de nouveau. Si le nouveau texte est identique à celui qui est enregistré, Pia te dit que rien n’a changé. L’exception est un document qui affiche Failed : si tu le remplaces par le même texte, le serveur réessaie.
Un texte déjà présent. Si la base de connaissances contient déjà un document avec le même texte, le serveur peut conserver celui-là au lieu d’en créer un nouveau. Pia te dit alors qu’aucun nouveau document n’a été créé et que ton titre n’a pas été utilisé.
Un doublon. Si le même texte figure déjà dans cette base de connaissances sous un autre document, le serveur le refuse. Pia te le dit et te donne l’identifiant de ce document. Une copie qui affiche Failed ne compte pas.
Une limite atteinte. Si ton groupe a atteint une limite (documents par base de connaissances, stockage, ou quota mensuel d’indexation), Pia te dit laquelle. Rien n’est modifié.

Dépannage

L’extension n’apparaît pas dans la liste. Ton compte n’est pas gestionnaire de bases de connaissances (demande à ton administration), ou ton serveur ne propose pas l’extension. Si tu viens de recevoir le rôle, voir L’activer.
Les outils ont disparu en plein chat. Le rôle t’a été retiré, ou le serveur ne propose plus l’extension. Pia te prévient quand cela arrive.
Pia dit qu’un chemin est en dehors du dossier de fichiers. Déplace le fichier dans ton Dossier de fichiers de l’assistant et redemande.
Un document affiche Failed. Demande à Pia la liste des documents pour voir l’erreur. Pour réessayer, demande à Pia de remplacer le document par le même fichier. Ton administration voit plus de détails sur le serveur.

Prochaines étapes

Tu veux décider quelles modifications Pia peut faire sans te demander ? Voir Permissions des outils.

Tu es administrateur ou administratrice ? Pour configurer les bases de connaissances sur le serveur, voir Knowledge bases.