Wissensdatenbank-Manager

Eine Wissensdatenbank ist eine Sammlung von Dokumenten, die Pia durchsucht, wenn es Fragen für deine Gruppe beantwortet. Veralten die Dokumente, veralten auch die Antworten.

Mit dem integrierten Plugin kb-manager hältst du die Wissensdatenbanken deiner Gruppe aktuell — direkt im Chat. Du brauchst kein zusätzliches Tool. Du bittest einfach Pia darum.

Es ist für Personen gedacht, die der Pia-Server als Wissensdatenbank-Manager eingetragen hat.

Wer es bekommt

Zwei Dinge müssen stimmen. Dein Pia-Server muss das Plugin anbieten, und dein Konto muss Wissensdatenbank-Manager sein. Deine Administration vergibt die Rolle in der Admin-Konsole, oder ein Manager deiner Organisation vergibt sie auf der Team-Seite von Pia Cloud.

Die Rolle gehört zu einer Gruppe. Wechselt dein Konto in eine andere Gruppe, verschwindet die Rolle.
Noch keine Wissensdatenbank? Du siehst das Plugin trotzdem. Pia sagt dir dann, dass deine Gruppe keine Wissensdatenbanken zu verwalten hat.

Aktivieren

Das Plugin ist aus, bis du es einschaltest. Wie bei jedem Plugin musst du dafür bei deinem Pia-Server angemeldet sein. Mehr dazu steht unter Plugins.

Hast du die Rolle gerade erst bekommen, ist kb-manager vielleicht noch nicht in der Liste. Öffne zuerst den Assistenten-Chat oder starte Pia neu. Pia fragt den Server beim Start, bei der Anmeldung und beim Öffnen des Assistenten.

Öffne Einstellungen → Erweiterungen
Suche kb-manager. Es steht genau unter diesem Namen in der Liste.
Schalte es mit dem Schalter ein.
Probier es aus: Öffne den Assistenten-Chat und frage „Welche Wissensdatenbanken kann ich verwalten?“

Was du fragen kannst

Frage im Assistenten-Chat in normalen Worten und sag dazu, welche Wissensdatenbank du meinst. Die Beispiele hier nutzen eine Wissensdatenbank namens Handbook:

„Welche Wissensdatenbanken kann ich verwalten?“
„Zeig mir die Dokumente in Handbook.“
„Wie steht es um Handbook? Ist etwas fehlgeschlagen?“
„Füge onboarding.md aus meinem Assistenten-Dateiordner zu Handbook hinzu.“
„Ersetze den Text von Onboarding in Handbook durch die neue Fassung aus onboarding-v2.md.“
„Ändere die Beschreibung von Handbook, sodass du es bei HR-Fragen durchsuchst.“
„Entferne Old policy aus Handbook.“
„Speichere Onboarding aus Handbook in meinem Assistenten-Dateiordner.“

Um ein Dokument hinzuzufügen oder zu ersetzen, brauchst du eine Textdatei in deinem Assistenten-Dateiordner. Siehe Dateien und Limits.

Nachschlagen und Kopien speichern

Diese Antworten kommen sofort. Es gibt keine Karte zu beantworten.

Deine Wissensdatenbanken. Die, die du verwaltest, wie viele Dokumente jede enthält und ob eine mit anderen Gruppen geteilt wird.
Statistik. Dokumente pro Status (Pending, Processing, Ready, Failed), genutzter Speicher und Limit, wie oft durchsucht wurde und wie viele Indexierungs-Token sie diesen Monat verbraucht hat.
Dokumente. Die Liste der Dokumente, jeweils mit Status und — bei einem fehlgeschlagenen — dem Fehler.
Die Beschreibung. Der Text, der Pia sagt, wann es diese Wissensdatenbank durchsuchen soll.
Der Text eines Dokuments. Wird direkt im Chat angezeigt. Langer Text wird abgeschnitten, und Pia sagt dir das.
Eine gespeicherte Kopie. Pia speichert das Dokument als Datei in deinem Assistenten-Dateiordner. Es wird jedes Mal eine neue Datei angelegt, nie wird etwas überschrieben. Ist der Name schon vergeben, hängt Pia „ (1)“ an.

Änderungen vornehmen

Hier erscheint immer zuerst eine Bestätigungskarte:

Ein Dokument aus einer Datei hinzufügen.
Den Text eines Dokuments ersetzen — aus einer Datei oder mit einem kurzen Text, den du im Chat eintippst.
Die Beschreibung der Wissensdatenbank ändern.
Ein Dokument entfernen.

Eine Persona für die Aufgabe

Pia · KB Curator ist eine integrierte Persona für genau diese Arbeit. Bevor sie etwas ändert, sieht sie sich deine Wissensdatenbanken an. Bei größeren Aufgaben, etwa beim Aufteilen oder Zusammenführen von Dokumenten, legt sie zuerst einen kurzen nummerierten Plan vor. Sie sagt in einer Zeile, was jede Bestätigungskarte bewirkt. Außerdem hilft sie dir, deinen Assistenten-Dateiordner aufzuräumen, schlägt Formulierungen für die Beschreibung einer Wissensdatenbank vor und weist auf Dokumente hin, die Failed zeigen.

Wähle sie im Persona-Dropdown in der Nachrichtenleiste aus. Siehe Personas. Sie erscheint nur für Wissensdatenbank-Manager. Schalte zuerst kb-manager ein. Die Persona schaltet das Plugin nie selbst ein. Fehlen die Tools, sagt sie, dass entweder kb-manager unter Einstellungen → Erweiterungen ausgeschaltet ist oder der Server dich nicht mehr als Wissensdatenbank-Manager führt. Frag dann deine Administration.

Bestätigungskarten

Nichts ändert sich, bevor du die Karte beantwortest. Der Titel nennt die Aktion und das, was sie ändert. Beim Hinzufügen eines Dokuments lautet er Wissensdatenbank ergänzen, beim Entfernen Dokument löschen. Die Zusammenfassung nennt das Dokument und die Wissensdatenbank, zum Beispiel „Onboarding“ zu Handbook hinzufügen.

Wird ein Dokument aus einer Datei hinzugefügt oder ersetzt, zeigen die Details Wissensdatenbank, Dokument, Datei und Größe. Datei ist der Pfad innerhalb deines Assistenten-Dateiordners, so siehst du, welche Datei gleich durchsuchbar wird. Beim Entfernen eines Dokuments oder beim Ersetzen durch eingetippten Text gibt es keine Datei-Zeile.

Bei einer Änderung der Beschreibung zeigen die Details Wissensdatenbank und Beschreibung. Leert die Änderung die Beschreibung, lautet die Zusammenfassung „Beschreibung von … löschen“, und die Zeile sagt, dass sie entfernt wird.

Du antwortest mit Ablehnen, Einmal zulassen, Diese Sitzung zulassen oder Immer zulassen. Es sind dieselben vier Antworten wie überall in Pia. Was sie bedeuten, steht unter Tool-Berechtigungen. Änderungen hier betreffen deine ganze Gruppe — zum Ersetzen oder Entfernen eines Dokuments ist Einmal zulassen deshalb die sicherere Antwort.

Manche Karten tragen eine Warnung. Lies sie, bevor du antwortest:

Wann	Warnung auf der Karte
Ein Dokument hinzufügen oder ersetzen	„Der Inhalt wird unverschlüsselt auf dem Server gespeichert und ist für alle auffindbar, deren Gruppe diese Wissensdatenbank nutzt.“
Ein Dokument entfernen	„Das Dokument wird für alle entfernt, die diese Wissensdatenbank durchsuchen.“
Jede Änderung an einer Wissensdatenbank, die auch andere Gruppen nutzen	„Diese Wissensdatenbank wird auch von anderen Gruppen genutzt.“

Datenschutz

Dateien und Limits

Pia liest und speichert Dateien nur in deinem Assistenten-Dateiordner. Du legst ihn unter Einstellungen → Assistent → Allgemein fest. Wie das funktioniert, steht unter Coding Tools & @Files.

Dateizugriff muss an sein. Hinzufügen, Ersetzen aus einer Datei und das Speichern von Kopien brauchen Dem Assistenten erlauben, Dateien in diesem Ordner zu lesen und zu schreiben unter Einstellungen → Assistent → Allgemein. Ist es aus oder hat deine Administration es ausgeschaltet, sagt Pia das und berührt keine Datei. Das Ersetzen eines Dokuments durch eingetippten Text funktioniert weiterhin.
Außerhalb des Ordners? Ein Pfad außerhalb des Ordners oder in einem geschützten Systemordner wird abgelehnt. Es wird nichts gesendet.
Übersprungene Ordner. Auch Dateien in Ordnern, die Pia absichtlich überspringt, werden abgelehnt. Zum Beispiel bin, node_modules und .git oder alles, was in einer .piaignore- oder .gitignore-Datei steht.
Dateitypen. Nur .txt-, .md- und .markdown-Dateien funktionieren. Word, PDF und andere Formate werden abgelehnt. Die Datei muss reiner Text sein, als UTF-8 gespeichert, nicht leer und höchstens 10 MB groß. Die meisten Editoren speichern standardmäßig als UTF-8. Sagt Pia, dass eine Datei kein gültiges UTF-8 ist, speichere sie noch einmal als UTF-8.
Text im Chat. Text, den Pia dir zeigt oder den du als Ersatz eintippst, ist auf 32 KB begrenzt. Nimm für längeren Text eine Datei.
Titel und Beschreibungen. Ein Titel darf bis zu 500 Zeichen lang sein, eine Beschreibung bis zu 8.000 Zeichen. Eine leere Beschreibung löscht sie.

Nach dem Hinzufügen oder Ersetzen eines Dokuments

Der Server bereitet das Dokument im Hintergrund für die Suche vor. Das nennt man Indexieren. Das Dokument zeigt erst Pending, dann Processing, dann Ready. Sobald es Ready ist, kann die Suche es finden.

Ersetzen. Die alte Version bleibt durchsuchbar, bis die neue Ready ist. Das Dokument behält seinen Verlauf.
Nichts Neues. Ist der neue Text derselbe wie der gespeicherte, sagt Pia dir, dass sich nichts geändert hat. Ausnahme ist ein Dokument, das Failed zeigt: Ersetzt du es durch denselben Text, versucht der Server es erneut.
Text, der schon da ist. Enthält die Wissensdatenbank schon ein Dokument mit demselben Text, behält der Server unter Umständen dieses, statt ein neues anzulegen. Pia sagt dir dann, dass kein neues Dokument entstanden ist und dein Titel nicht verwendet wurde.
Ein Duplikat. Steht derselbe Text in dieser Wissensdatenbank schon als anderes Dokument, lehnt der Server ihn ab. Pia sagt dir das und nennt dir die ID dieses Dokuments. Eine Kopie, die Failed zeigt, zählt nicht.
Ein Limit erreicht. Hat deine Gruppe ein Limit erreicht (Dokumente pro Wissensdatenbank, Speicher oder das monatliche Indexierungs-Kontingent), sagt Pia dir, welches. Es wird nichts geändert.

Fehlerbehebung

Das Plugin steht nicht in der Liste. Dein Konto ist kein Wissensdatenbank-Manager (frag deine Administration), oder dein Server bietet das Plugin nicht an. Hast du die Rolle gerade erst bekommen, siehe Aktivieren.
Die Tools sind mitten im Chat verschwunden. Die Rolle wurde dir entzogen, oder der Server bietet das Plugin nicht mehr an. Pia sagt dir Bescheid, wenn das passiert.
Pia sagt, ein Pfad liegt außerhalb des Dateiordners. Verschiebe die Datei in deinen Assistenten-Dateiordner und frag noch einmal.
Ein Dokument zeigt Failed. Frag Pia nach der Dokumentliste, um den Fehler zu sehen. Um es noch einmal zu versuchen, bitte Pia, das Dokument durch dieselbe Datei zu ersetzen. Deine Administration sieht auf dem Server mehr Details.

Nächste Schritte

Möchtest du festlegen, welche Änderungen Pia ohne Nachfrage machen darf? Siehe Tool-Berechtigungen.

Bist du Administrator oder Administratorin? Wie du Wissensdatenbanken auf dem Server einrichtest, steht unter Knowledge bases.