Meeting-Transkription

Pia kann als stiller Teilnehmer einem Microsoft-Teams-Meeting beitreten und es live transkribieren — das Transkript wird dabei in separate, farblich gekennzeichnete Sprechblasen pro Sprecher aufgeteilt. Die gesamte Transkription findet lokal auf deinem Rechner statt.

Was „Beta“ für deine Daten hier bedeutet

Beta bezieht sich auf die Zuverlässigkeit, nicht auf einen schwächeren Datenschutzstandard. Die Meeting-Transkription geht mit deinen Daten genauso um wie der Rest von Pia: Das Sprachmodell transkribiert das Audio auf deinem eigenen Rechner, das Transkript wird auf dein Gerät geschrieben, und beim Transkribieren selbst wird nichts irgendwohin hochgeladen. Es gibt keinen separaten Cloud-Transkriptionsdienst und keine „Beta-Telemetrie“, die deine Meetings sammelt.

Was der Beta-Status tatsächlich bedeutet: Die Funktion selbst arbeitet noch nicht immer zuverlässig.

Nur Teams. Zoom, Google Meet und Webex werden nicht unterstützt. Nutze dafür stattdessen die Live-Transkription.
Der Beitritt kann fehlschlagen. Pia steuert dafür einen echten Browser gegen den Teams-Webclient, sodass eine Änderung an der Teams-Oberfläche, eine Lobby, in die niemand einlässt, oder eine ungewöhnliche Meeting-Richtlinie dazu führen können, dass Pia nicht hineinkommt.
Sprecher-Labels können falsch sein. Eine Person kann auf zwei Sprecher aufgeteilt werden, oder zwei Personen können zu einem Sprecher zusammengefasst werden. Du kannst Sprecher während und nach dem Meeting umbenennen.
Das Verhalten kann sich zwischen Releases noch ändern, während sich die Funktion einspielt.

Der Punkt, an dem Meeting-Inhalte dein Gerät tatsächlich verlassen, ist der, an dem du etwas damit machen lässt — wählst du Mit Assistent zusammenfassen, wird das Transkript an deinen konfigurierten KI-Anbieter gesendet, genau wie wenn du es in einen Chat einfügen würdest. Das reine Transkribieren tut das nicht.

Was du brauchst

Einen Microsoft-Teams-Meeting-Link.
Der Meeting-Host muss den Assistenten aus der Lobby einlassen, bevor er transkribieren kann.
Bei der ersten Nutzung lädt Pia einmalig einen kleinen Automatisierungs-Browser herunter (dafür brauchst du beim ersten Mal Internet); spätere Meetings verwenden ihn wieder.
Ein Spracherkennungsmodell muss vorhanden sein — siehe die Sprach-Anleitung. Die optionale Sprechertrennung lädt ein zusätzliches Modell herunter, wenn du sie aktivierst.
Einen interaktiven Windows-Desktop mit einem funktionierenden Audiogerät.

Während der Teilnahme führt Pia einen mitgelieferten Browser und einen Automatisierungshelfer im Hintergrund aus — beides wird mit Pia ausgeliefert, du musst also nichts zusätzlich installieren.

An einem Meeting teilnehmen

Öffne den Assistenten und klicke in der Nachrichtenleiste auf die Besprechung-Schaltfläche (Tooltip: An Meeting teilnehmen und transkribieren). Damit öffnet sich das Panel Meeting-Teilnehmer.
Füge den Teams-Meeting-Link ein, oder ziehe die Outlook-Einladung auf das Panel — „Oder ziehen Sie die Outlook-Einladung hierher — Pia liest den Link daraus.“ Das funktioniert aus der Nachrichtenliste von klassischem Outlook und aus einer gespeicherten .msg-, .eml- oder .ics-Datei; Pia sucht sich den Beitrittslink aus den Organisator- und Einwahllinks daneben heraus. Du setzt trotzdem noch das Häkchen bei der Bestätigung und klickst auf Meeting beitreten.
Ändere optional den Namen des Assistenten im Meeting, der den anderen Teilnehmern angezeigt wird — standardmäßig lautet er „Assistent von ‹dein Name›“ (oder „Pias Assistent“, wenn du nicht angemeldet bist). Pia hängt „ - KI-Protokoll“ an, sodass Teilnehmende zum Beispiel „Assistent von Alex - KI-Protokoll“ sehen, und das Panel zeigt dir den fertigen Namen („Für die Teilnehmer sichtbar als: …“). Ein Name, der diesen Hinweis weglassen würde, wird abgelehnt.
Setze das Häkchen bei der Einwilligung: „Ich bestätige, dass ich einen Assistenten an diesem Meeting teilnehmen und es transkribieren lassen darf.“
Klicke auf Meeting beitreten.

Die Schaltfläche Meeting beitreten wird erst aktiv, wenn du die Einwilligung angehakt und einen gültigen Teams-Link eingefügt hast.

Pia arbeitet dann einige Schritte ab, die unter dem Titel angezeigt werden:

Status	Was gerade passiert
Browser wird vorbereitet…	Der Automatisierungs-Browser wird eingerichtet (bei der ersten Nutzung heruntergeladen).
Meeting wird beigetreten…	Die Verbindung zum Teams-Meeting wird hergestellt.
Warten in der Lobby…	Ein Meeting-Host muss den Assistenten einlassen.
Nimmt teil – transkribiert…	Pia ist im Meeting und transkribiert live.

Pia tritt immer mit ausgeschaltetem Mikrofon und ausgeschalteter Kamera bei.

Was die anderen Teilnehmer sehen

Pia schleicht sich nicht heimlich hinein. Es tritt als sichtbarer, namentlich genannter Teilnehmer bei, sodass alle im Meeting es in der Teams-Teilnehmerliste sehen können — unter dem Assistentennamen, den du in Schritt 3 festgelegt hast und der standardmäßig „Assistent von ‹dein Name›“ lautet. Ein Host muss es aus der Lobby einlassen, jemand mit Kontrolle über das Meeting lässt es also aktiv hinein, und es sitzt dort für das gesamte Meeting mit ausgeschalteter Kamera und ausgeschaltetem Mikrofon.

Was Pia nicht tut, ist anzukündigen, dass es transkribiert. Teams’ eigener Hinweis, dass die „Aufzeichnung gestartet wurde“, erscheint nicht, weil Pia nicht die Aufzeichnungsfunktion von Teams verwendet — es hört das Meeting-Audio ab und transkribiert es lokal. Teilnehmer können also sehen, dass ein Assistent anwesend ist, aber nichts auf dem Bildschirm sagt ihnen, dass ein Transkript geschrieben wird.

Diese Lücke ist der Grund, warum das Einwilligungshäkchen existiert. „Ich bestätige, dass ich einen Assistenten an diesem Meeting teilnehmen und es transkribieren lassen darf“ ist deine Erklärung gegenüber Pia, nicht die Einwilligung der anderen Teilnehmer dir gegenüber — Pia hat keine Möglichkeit, sie zu fragen. Die Menschen im Meeting zu informieren liegt in deiner Verantwortung, und vielerorts ist es auch eine gesetzliche Pflicht: Ein Gespräch ohne Information der Teilnehmer aufzuzeichnen oder zu transkribieren ist in weiten Teilen Europas und in mehreren US-Bundesstaaten eingeschränkt oder unzulässig.

Die praktische Gewohnheit: Sag zu Beginn des Meetings, dass dein Assistent ein Transkript erstellt, und gib den Leuten die Möglichkeit, zu widersprechen.

Während des Meetings

Die Beiträge jeder Person erscheinen als Sprechblase im Chat-Stil, und jeder Sprecher bekommt seine eigene Farbe, damit du nachvollziehen kannst, wer was gesagt hat. Neue Stimmen werden in der Reihenfolge, in der sie zuerst sprechen, als Sprecher 1, Sprecher 2 und so weiter beschriftet.

Einen Sprecher umbenennen

Um einem Sprecher einen echten Namen zu geben:

Klicke auf den Namen des Sprechers (mit dem Stift-Symbol) über einer seiner Sprechblasen, oder
klicke mit der rechten Maustaste auf eine Sprechblase und wähle Sprecher umbenennen…

Gib den Namen ein und bestätige. Pia behält die Farbe des Sprechers bei, beschriftet auch seine früheren Sprechblasen neu und verwendet den Namen für alles, was er als Nächstes sagt.

Sprechertrennung

Das Aufteilen des Transkripts nach Sprechern („Diarization“) steuerst du unter Einstellungen → Assistent → Besprechung.

Einzelne Sprecher in Besprechungen erkennen — der Hauptschalter (standardmäßig an). Bei der ersten Nutzung lädt Pia ein kleines Sprechererkennungsmodell herunter; ein Dialog Modell wird vorbereitet zeigt den Fortschritt an. Falls das Modell nicht heruntergeladen werden kann, funktioniert die Transkription trotzdem — sie trennt nur keine Sprecher, und dein Meeting wird niemals blockiert.
Sprecherbezeichnungen im Transkript ausblenden — standardmäßig an. Sprecher auseinanderzuhalten bedeutet, die Stimme jedes Teilnehmenden zu vermessen — wer welche Zeile gesagt hat, ist deshalb etwas, das du einschaltest, statt dass Pia es automatisch für dich tut. Siehe unten.
Intelligente Sprechererkennung (automatisch) — standardmäßig an. Pia bewertet alle Stimmen im Laufe des Meetings immer wieder neu und korrigiert frühere Sprecherzuordnungen automatisch — du siehst also live, wie sich die Zuordnungen von selbst korrigieren. Kein Nachjustieren nötig.

Sprecherbezeichnungen sind aus, bis du sie einschaltest

Ein Transkript kommt zunächst ohne Namen an den Zeilen an. Sprechblasen bleiben weiterhin nach Stimme gruppiert und eingefärbt, sodass du siehst, dass der Sprecher gewechselt hat — nur die Bezeichnungen, der Teil, der eine Identität behauptet, fehlen.

Entferne das Häkchen bei Sprecherbezeichnungen im Transkript ausblenden, damit Pia sie benennt. Das ist auch der Schalter für den umgekehrten Fall: Wenn die Zuordnung sichtbar falsch ist, nützt ein Transkript ohne Bezeichnungen einer Zusammenfassung mehr als eines, das selbstbewusst falsch beschriftet ist.

Schalte die intelligente Sprechererkennung aus, um die manuellen Einstellungen freizugeben:

Einstellung	Was sie bewirkt
Empfindlichkeit der Sprecherzuordnung	Wie ähnlich zwei Stimmen klingen müssen, um als dieselbe Person zu gelten. Höher trennt Sprecher schneller; niedriger fasst mehr Stimmen zusammen.
Anzahl der Sprecher begrenzen	Begrenzt, wie viele unterschiedliche Sprecher Pia anlegt. Stelle den Wert auf die Anzahl der Teilnehmer ein, damit eine Person nicht in mehrere aufgeteilt wird. Kein Limit erkennt so viele, wie zu hören sind.
Mindestsprechdauer für die Erkennung	Wie viel ununterbrochene Sprache nötig ist, bevor Pia einen Sprecher identifiziert. Länger ist zuverlässiger, sehr kurze Einwürfe bleiben dann aber eventuell ohne Zuordnung.

Änderungen gelten für das nächste Meeting, dem du beitrittst, nicht für das laufende.

Nach dem Meeting

Wenn das Meeting endet (oder du auf Meeting verlassen klickst), hast du drei Möglichkeiten:

Speichern… — das Transkript in eine Markdown-Datei (.md) schreiben.
Im Vault speichern… — es in deinem Vault ablegen, damit Pia später im Chat darauf zurückgreifen kann. Siehe unten.
Mit Assistent zusammenfassen — das Transkript an den Assistenten übergeben, um eine Zusammenfassung zu erstellen.

Nichts wird automatisch gespeichert — das Transkript bleibt nur erhalten, wenn du eine der Speicheroptionen wählst.

Speichern oder Zusammenfassen erfasst die gesamte Sitzung, egal wie lange das Meeting gedauert hat. Der vorgeschlagene Dateiname beginnt mit dem Datum — 2026-09-03_meeting.md — und der Dialog öffnet sich im Arbeitsordner des Chats, in dem du dich gerade befindest. Speicherst du am selben Tag ein zweites Transkript, fragt Pia nach, bevor es überschrieben wird.

Speichern in deinem Vault

Im Vault speichern… öffnet ein kurzes Formular, damit das Transkript als etwas ankommt, das Pia auch wiederfinden kann:

Feld	Wofür es ist
Titel	Worum es in dem Meeting ging. Standardmäßig Meeting ‹Datum›.
Teilnehmende	Namen, durch Kommas getrennt. Vorausgefüllt mit den Teilnehmern, die Pia im Meeting gesehen hat.
Schlagwörter	Durch Kommas getrennt, zum Gruppieren verwandter Meetings.
Projekt	Optional.
Notizen	Kontext, der zusammen mit dem Transkript erhalten bleiben soll.

Das Formular zeigt dir vor der Bestätigung den genauen Pfad, unter dem es Gespeichert als wird. Von dort durchläuft das Transkript Pias normale Dokumenten-Pipeline und wird so zu abrufbarem Wissen — siehe Dokumente & Auto-Ingest.

Namen in der Zusammenfassung

Während Pia teilnimmt, notiert es sich auch die Teilnehmerliste, die Teams anzeigt. Wählst du Mit Assistent zusammenfassen, werden diese Namen zusammen mit dem Transkript übergeben, sodass die Zusammenfassung „Anna hat die Deadline angesprochen“ sagen kann statt „Sprecher 2 hat die Deadline angesprochen“ — selbst wenn du während des Meetings niemanden umbenannt hast.

Dieselbe Liste füllt beim Speichern im Vault das Feld Teilnehmende vor.

Den Browser auswählen

Unter Einstellungen → Assistent → Besprechung → Besprechungsbrowser legst du fest, welchen Browser Pia steuert:

Gebündeltes Chromium (empfohlen) — wird einmalig heruntergeladen; die zuverlässigste Wahl.
System-Chrome / System-Edge / Standardbrowser verwenden — verwendet einen installierten Browser; ist der gewählte Browser nicht verfügbar, greift Pia auf das gebündelte Chromium zurück.

Besprechungsbrowser-Fenster anzeigen ist standardmäßig aus: Der Browser tritt unsichtbar bei. Schalte die Option ein, wenn du sehen möchtest, was Pia gerade tut.

Ein Meeting bleibt so oder so lautlos auf deinem Rechner — auch bei sichtbarem Browser-Fenster. Früher lief es über deine Lautsprecher, was zu einem Echo führte, wenn du über die Teams-App auf demselben Gerät im selben Anruf warst.

Datenschutz

Audio wird lokal transkribiert. Nur Modell- und Browser-Downloads nutzen das Netzwerk.
Stimm-Fingerabdrücke bleiben nur für die Dauer eines einzelnen Meetings im Arbeitsspeicher und werden danach gelöscht — es werden keine biometrischen Daten auf die Festplatte geschrieben.
Transkript-Text und Sprechernamen werden aus Pias Log-Dateien herausgehalten.
Pia tritt stummgeschaltet bei und hört (bei verborgenem Browser-Fenster) lautlos mit.

Wie Pia in der gesamten App mit deinen Daten umgeht, steht in der Datenschutz-Anleitung.