Routinen

Eine Routine ist Arbeit, die Pia für dich nach einem Zeitplan erledigt — eine Zusammenfassung am Montagmorgen, eine nächtliche Prüfung eines Ordners — ohne dass du dabei sein musst. Das Ergebnis kommt als eigener Chat an, und Flow sagt dir, dass er fertig ist.

Routinen haben eine eigene Seite in der Seitenleiste: klicke auf Routinen. Sie laufen auf diesem Gerät, mit deinen eigenen Anbietern und Schlüsseln, und nichts wird an einen Server weitergegeben. (Falls die Arbeit stattdessen auf deinem Pia-Server laufen soll, sind das Hintergrundaufträge.)

Eine Routine erstellen

Neue Routine öffnet den Editor. Es gibt drei Wege, ihn auszufüllen, und alle landen im selben bearbeitbaren Entwurf:

Von Hand — trage die Felder selbst ein.
Mit einer Vorlage beginnen — wähle eine aus, und der Editor öffnet sich bereits ausgefüllt, inklusive Anweisung und Beispielwerten, in der Sprache, auf die Pia eingestellt ist. Der Vorlagentext wird im Moment der Erstellung festgelegt — änderst du später die Oberflächensprache, bleiben deine bestehenden Routinen unverändert.
Mit KI entwerfen — beschreibe sie in einem Satz und lass Pia sie schreiben.

Gespeichert wird erst, wenn du den Entwurf durchgesehen und auf Speichern geklickt hast.

Eine Routine beschreiben und Pia schreiben lassen

Unter In einem Satz beschreiben sagst du, was passieren soll und wie oft. Mit KI entwerfen füllt Name, Anweisung, Zeitplan und die Tools, die die Routine braucht, in der Sprache aus, in der du die Beschreibung geschrieben hast.

Eine entworfene Routine bekommt nur die Tools angeboten, die dieses Gerät tatsächlich hat, und nur die genannten werden angehakt. Tools, die Pia nicht mitbringt, stehen nie zur Auswahl — ein Entwurf kann also keines davon gewähren.

Sind Name und Anweisung bereits ausgefüllt, gibt es für den Entwurf nichts zu ergänzen, und er sagt das auch — leere ein Feld, damit er es schreibt.

Gefragt werden, was Pia nicht erraten kann

Erweitert… neben Mit KI entwerfen startet vom selben einzelnen Satz aus und fragt dann nach — an welchem Tag die Routine laufen soll, welche Form die Antwort haben soll, und was sie sonst nicht selbst herausfinden kann — und füllt den Editor aus deinen Antworten aus. Dieselbe Schaltfläche findest du bei Vorlagen und Personas.

Das Interview kann von einer Persona deiner Wahl geführt werden, die du auf der ersten Karte auswählst. Diese Persona bestimmt, welches Modell jeden Turn beantwortet, auch den fertigen Entwurf — eine Persona mit privatem Modell hält also das ganze Interview dort.

Du kannst eine E-Mail oder ein Dokument direkt auf jedes Feld ziehen, das im Interview ausgefüllt werden soll, und auch auf den einleitenden Satz. Der Text wird ausgelesen und für dich eingetragen. Word, Excel, PDF, Outlook-Nachrichten und einfache Textdateien funktionieren alle.

Die Felder

Feld	Was du dort einträgst
Name *	Woran du sie in der Liste erkennst.
Ziel *	Was Pia tatsächlich tun soll. Schreib es so, wie du es im Chat schreiben würdest.
Typ	Recherche — etwas nachschlagen und Bericht erstatten. Agenten-Ausführung — ein vollständiger Agentenlauf mit Plan und Tools. Besprechung — einer Teams-Besprechung beitreten und sie transkribieren.
Wiederholung	Einmal, Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich oder Nur manuell.
Uhrzeit (HH:mm) *	24-Stunden-Format, z. B. `09:00`. Wöchentliche, monatliche und jährliche Routinen fragen zusätzlich nach Wochentag oder Datum.
Persona	Welche Persona antwortet, oder Aktive Persona verwenden. Wird nur auf diesem Gerät gespeichert.
Arbeitsordner	Der Ordner, in dem diese Routine liest und schreibt. Wird nur auf diesem Gerät gespeichert.
Denkaufwand	Überschreibt für die Läufe dieser Routine die eigene Einstellung der Persona.
Änderungen, die diese Routine selbst vornehmen darf	Die Schreib-Tools, die ihre Läufe ohne jemanden nutzen dürfen, der sie freigibt.
Leise: keine Benachrichtigung bei Erfolg	Für Überwachungsroutinen, die meist „nichts hat sich geändert“ melden. Fehler werden weiterhin gemeldet, und der Ergebnis-Chat wird immer gespeichert.

Mit * markierte Felder sind Pflichtfelder — Speichern bleibt deaktiviert, bis sie ausgefüllt sind, statt erst nach dem Klick abzulehnen. Eine Routine vom Typ Besprechung fragt anstelle des Ziels nach dem Teams-Link und der Aufzeichnungsbestätigung.

Die Anweisung einer Routine darf so lang sein, wie die Aufgabe es braucht, und bei mehreren Teilschritten legt Pia sie als nummerierte Liste in der Reihenfolge an, in der sie ablaufen sollen.

Der Arbeitsordner

Eine Routine liest und schreibt innerhalb ihres Arbeitsordners, und der Chat, den ein Lauf erzeugt, öffnet sich darauf. Wähle ihn mit demselben Ordner-Browser, den auch ein Chat verwendet. Der Ordner wird nur auf diesem Gerät gespeichert; eine Routine, die nie einen hatte, arbeitet weiterhin über den gesamten Assistenten-Dateiordner hinweg.

Welche Tools eine Routine selbständig nutzen darf

Änderungen, die diese Routine selbst vornehmen darf listet nur Tools auf, die etwas verändern. Eine Datei lesen, in deinen Notizen suchen oder einen Chat ansehen brauchte noch nie eine Erlaubnis — deshalb stehen diese Tools nicht in der Liste. Dass sie fehlen, heißt nicht, dass die Routine nicht lesen kann.

Hakst du ein Tool an, dürfen die Läufe dieser Routine es ohne Rückfrage nutzen.
Eine Routine vom Typ Agenten-Ausführung darf ohne Haken weiterhin write_file nutzen. Ein gesetzter Haken ersetzt diese Vorgabe, statt sie zu ergänzen.
Eine Routine vom Typ Recherche liest ohne Haken nur und berichtet.

Routinen, die nie von selbst laufen

Nur manuell ist eine Wiederholungseinstellung, die nie nach Zeitplan auslöst. Nutze sie für eine Routine, die du von Hand startest — eine längere Aufgabe, die du einmal einrichten willst, mit eigenem Ordner, eigener Persona und eigenen Tool-Freigaben. Ihr nächster Lauf bleibt leer, statt auf eine Uhrzeit zu warten.

Routinen verwalten

Jede Routine zeigt ihren Status, wann sie als Nächstes läuft, wann sie zuletzt lief, und ihre letzten Läufe.

Status	Bedeutung
Aktiv	Geplant und aktiviert.
Aus	Deaktiviert — bleibt in der Liste, läuft aber nicht.
Nach Fehlern gestoppt	Sie ist zu oft fehlgeschlagen, und Pia hat sie aus dem Zeitplan genommen.
Erledigt	Eine Einmal-Routine, die bereits gelaufen ist.

Die Schaltflächen einer Routine sind Bearbeiten, Aktivieren / Deaktivieren, Jetzt ausführen und Löschen. Jetzt ausführen startet sie sofort im Hintergrund.

Ein fehlgeschlagener Lauf sagt, warum. Die Laufliste unter einer Routine zeigt den Grund unter Fehlgeschlagen — eine Server- oder Anbietermeldung wortwörtlich — und öffnest du den Chat einer fehlgeschlagenen Routine im Chat-Modus, siehst du die Anfrage und den Fehler statt eines leeren Chats.

Eine Routine aus einem Chat heraus starten

Bitte Pia im Chat, eine Routine auszuführen. Markiere sie mit @Routine und sag, dass sie laufen soll: Pia bittet dich um Bestätigung, dann läuft die Routine mit ihrem eigenen Arbeitsordner, ihrer eigenen Persona und ihren eigenen Tool-Freigaben, und ihre Antwort kommt als neuer Chat an.

Das unterscheidet sich davon, die Anweisung der Routine in einen Chat einzufügen — das würde die Arbeit in dem Chat ausführen, in dem du gerade bist, mit dessen Ordner und Berechtigungen.

Pia bitten, eine zu erstellen

Du musst dafür nicht den Editor benutzen. Frag einfach im Chat — „jeden Montag um 9 Uhr recherchieren, was es Neues bei den Releases unserer Konkurrenz gibt“ — und Pia bietet an, die Routine anzulegen. Du bekommst eine Aktionskarte mit Name, Ziel, Typ, Zeitplan, Anbieter und den erlaubten Tools, bevor irgendetwas gespeichert wird, und die Routine taucht danach wie jede andere in der Liste auf.

Wenn Pia nicht lief

Routinen brauchen Pia geöffnet. Verstreicht die Zeit einer Routine, während die App geschlossen ist, fragt Pia dich beim nächsten Start:

‘Wochen-Digest’ war für Montag 09:00 geplant, aber die App war nicht geöffnet. Jetzt im Hintergrund ausführen?

Wähle Jetzt ausführen oder Diesen Lauf überspringen. Überspringen wirkt sich nicht auf den nächsten geplanten Lauf aus.

Grenzen

Routinen laufen unter den Grenzen für Hintergrund- & geplante Ausführungen in Einstellungen → Assistent → Agentenläufe — 24 Schritte, ein Zeitlimit von 45 Minuten, 2 Neuplanungen bei Fehlern und 2 gleichzeitige Hintergrundausführungen. Diese gelten für jede Routine; sie werden nicht pro Routine festgelegt.

Die Einstellung Pias eigene Schreibwerkzeuge während einer Ausführung und im Sprachmodus automatisch freigeben gilt nur für Routinen vom Typ Agenten-Ausführung. Sie ist standardmäßig deaktiviert, das heißt: Eine unbeaufsichtigte Routine kann die Tools nutzen, die du in ihrem Editor angehakt hast, sowie alles, was du unter Tool-Berechtigungen als Immer zulassen markiert hast.

Nächste Schritte

Agentenläufe — was eine Routine vom Typ Agenten-Ausführung tatsächlich tut
Flow — wo abgeschlossene Routinen auftauchen
Tool-Berechtigungen — was unbeaufsichtigte Läufe tun dürfen